Aufbewahrung digitaler Unterlagen (GoBD/Deutschland)

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Seit 01.01.2017 dürfen nur Kassensysteme eingesetzt werden, welche der GoBD-Verordnung
entsprechen. Das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" ist verabschiedet und sieht vor, dass elektronische Aufzeichnungsysteme bspw. Registrierkassen,  mit einer "zertifizierten Sicherung" ausgestattet sein müssen. Es ist eine Übergangsregelung für GoBD Kassen geplant, welche voraussichtlich am 31.12.2022 enden wird.

Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht?

Alle Einzeldaten zu jedem Geschäftsvorfall sind digital und unveränderlich aufzuzeichnen.
Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form
ist nicht mehr ausreichend.

Alle mit der Kasse bzw . mit einem Kassensystem erstellten Unterlagen sind digital zu speichern.
Dazu gehören auch Belege und Quittungen, egal in welcher Höhe Ebenso sind unbare Geschäftsvorfälle
(EC-Karte, Kreditkarte) erfassungspflichtig. Die Daten sind mindestens 10 Jahre zu archivieren und dürfen
nicht veränderbar sein. Der Einsatz jeder Kasse ist mit Einsatzzeit und -ort zu registrieren.

Was heißt das im Falle einer Betriebsprüfung?

Eine ausgedruckte Form der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ist bei einer Betriebsprüfung
nicht mehr ausreichend.
Die Daten müssen elektronisch in auswertbaren Format sowie mit Strukturinformationen zur
Verfügung gestellt werden. Die Datensicherung ist ein wichtiger Bestandteil des Kassensystems.
Möglicher Datenverlust schützt nicht vor Maßnahmen. Bei Nichterfüllen der Anforderungen kann
die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage gestellt werden. Tritt dies ein, droht eine
Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen.

Bis wann muss die Umsetzung erfolgen?

Soweit ein Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird
es nur dann nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige die Kasse bzw. das Kassensystem
längstens  bis 31.12.2016 im Betrieb einsetzt und die zusätzlichen Anforderungen der Übergangs-
regelung erfüllt.

Welche Anforderungen gelten während der Übergangsregelung?

Während der Übergangszeit sind folgende Unterlagen vorzulegen bzw. bereitzuhalten:

    Bedienungsanleitung sowie Programmieranleitung.
    Protokolle der Programmabrufe und aller Änderungen (z. B. Preisänderungen), ebenso
    Protokolle über die Einrichtung von Betriebsleitern, Kellnern etc.
    Protokolle über Anweisungen zur Kassenprogrammierung.
    Erstellte Rechnungen, auch Kundenrechnungen, in Kopie.
    Die Tagesendsummenberichte müssen mit dem Nullstellenzähler (Z-Nummer) versehen sein.
    Die Vollständigkeit der Endsummen muss sichergestellt sein.

Wer bereits mit einem den Anforderungen konformen Kassensystem arbeitet, ist klar im Vorteil und bestens gerüstet, auch für die Zeit nach der Übergangsregelung. Allen anderen Gastronomen ist dringend zu empfehlen, sich vom Steuerberater beraten zu lassen und frühzeitig für die verschärften Anforderungen umzurüsten. Nicht zuletzt, weil ein modernes Kassensystem auch Ihrem Betrieb klare Vorteile bringt.

Eine Belegerteilungspflicht (wie z.B. in Österreich) ist in dem Gesetzesentwurf nicht vorgesehen.
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Quellen:
-> Artikel der Bundesregierung vom 13.06.2016 -> Link
-> Pressemitteilung des Bundesministriums der Finanzen vom 13.06.2016 -> Link
-> Händlerinformation SHARP BUSINESS SYSTEMS vom 14.07.2016 (Aktuell Nr. 05/16)

Auszug der Vorgaben kurz zusammengefasst -> Link zum PDF

Möchten Sie Ihr bestehendes Kassensystem umrüsten? Interessieren Sie sich für ein neues Kassenkonzept? Vereinbaren Sie mit uns ein Beratungsgespräch - Tel. +49 (0)831 697 19 50.
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